AI要約で決定事項と未決定事項を分ける：会議メモの確認例

会議メモを短くしても、提案が決定事項に変わったり、未定の金額が確定したように書かれたりすると、共有に使えません。AIに要約を頼むときは、文章の長さに加えて「何が確定し、何がまだ決まっていないか」を確認します。

この記事の会議メモと確認表は、当メディアが作成した架空の例です。特定のAIサービスで実施した性能検証ではありません。

まず、情報を3つに分ける

原文だけでどの区分か判断できない場合は、「要確認」とします。文脈からありそうな結論を補って、決定事項に入れないことが大切です。

架空の会議メモで確認する

次の展示会に出展するか検討した。
会場費は30万円を想定しているが、見積もりはまだ届いていない。
担当Aが水曜までに主催者へ見積もりを依頼することに決まった。
出展するかは、見積もりと担当者の予定を確認してから決める。
展示する資料は去年のものを使う案が出たが、更新の必要性は未確認。

このメモでは、「見積もりを依頼する」は決まっています。一方で、出展、会場費、資料の再利用はまだ確定していません。「出展を決定、予算30万円、資料は昨年のもの」と要約されたら、短く読みやすくても原文と異なります。

要約の依頼文

以下の会議メモを、決定事項・提案や候補・未決定事項に分けてください。
各項目に根拠となる原文の短い一節を付けてください。
想定額を確定額に変えず、原文にない担当や期限を追加しないでください。
判断できない項目は「要確認」としてください。
最後に、次の作業を担当・期限の表にしてください。

会議メモ：
（上の架空メモを貼り付ける）

根拠の一節を付けるのは、原文に戻って照合しやすくするためです。AIが付けた根拠自体が正しいとは限らないので、原文にその表現があるかも確認します。

出力と照合する4つの条件

• 決定事項はAによる見積もり依頼で、期限は水曜になっている。
• 30万円は想定額であり、見積額・承認済み予算になっていない。
• 出展の可否は未決定で、見積もりと担当者の予定を確認する条件が残っている。
• 去年の資料の再利用は案であり、更新の要否が未確認と分かる。

この条件表は、今回の架空メモを確認するためのものです。別の会議では、契約の承認、人数、日時など、間違うと困る情報を元のメモから選んでください。

間違いがあった場合の修正例

30万円を確定した予算として扱っています。
原文では想定額で、見積もりは未着です。
その項目を未決定事項へ移し、想定額であることを残してください。
Aが水曜までに見積もりを依頼する決定事項は変更しないでください。

修正後は金額だけでなく、先ほどの4条件をもう一度照合します。AIに再確認を頼むだけでなく、原文と出力を対応させてください。承認や契約に使う文書は、関係者が確認した内容を採用します。

共有前の確認

読む人に、確定したことと、次の判断に必要なことが伝わるか確認しましょう。要約の短さより、担当・期限・金額・確定度を正しく残せたかを優先します。実際の社内資料を入力する前には、組織のルールと利用サービスのデータの扱いを確認してください。

依頼文全体を整理したい場合は、目的・材料・条件・出力形式に分ける依頼文の書き方も参考にしてください。編集方針は運営者情報に掲載しています。

アイキャッチ写真：Minh Pham / Unsplash。